Passo a passo para a implementação de um ERP

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Ferramenta indispensável para a gestão empresarial eficiente, o ERP merece atenção especial – desde a seleção, a implantação, até a escolha da equipe de suporte.

Você sabe como funciona o processo de implementação de um ERP? Com o apoio de um especialista, montamos um passo a passo. Sim, detalhamos as etapas e ações necessárias.

Quem nos orientou nesta missão foi o Thiago Rocha, que é Consultor SAP Business One e sócio da ÁXE Tecnologia. Escolhemos explicar desde o início, desde o momento da criação da empresa, do seu planejamento orçamentário – que deve priorizar a aquisição de um sistema que proporcione a gestão profissional do negócio. Ah! O papo segue com a continuidade do processo, a contratação de um suporte que mantenha ativas todas as funções, atividades e atualizações do ERP.

O que é um ERP?

Thiago começa a nossa conversa (praticamente uma consultoria!) detalhando o que é um ERP – informação importante para quem está dando os primeiros passos, conhecendo e entendendo o processo.

Um ERP – ou Enterprise Resource Planning – é um sistema de gestão empresarial que permite o acesso e o controle completo de toda a dinâmica das operações de uma empresa.

Entre seus principais benefícios, destacam-se:

  • Gestão profissional do negócio,
  • Solução em cloud,
  • Escalável e ampliável de acordo com o cliente e na velocidade requerida,
  • 100% auditável pelos investidores e contadores.

Investimento indispensável

Ele reforça que o investimento em um ERP fazer parte do planejamento, do investimento lá no início, antes da abertura de uma empresa.

O gestor pode optar por já iniciar investindo em um ERP ideal, completo, ou em um software mais simples, adequado para o seu momento. Ao iniciar com um software mais simples, em qualquer momento – com o crescimento e evolução – a empresa pode passar para um software mais robusto, que dispõe de mais funcionalidades e trará mais benefícios para os processos como um todo.

Thiago lembra que tempos atrás algumas corporações começavam suas operações utilizando apenas o Excel ou algumas ferramentas simples de gestão, adiando a aquisição de um ERP para o momento em que a empresa se consolidasse. Ele reforça que, independentemente do tamanho da empresa, hoje em dia é essencial que a gestão esteja toda documentada e operando em um sistema específico.

“Não dá mais para fazer uma gestão empresarial com planilhas ou com o tradicional caderno de anotações. As rotinas, obrigações e burocracias que envolvem a gestão de uma empresa precisam estar alinhadas, controladas e acessíveis para os envolvidos”, acrescenta Thiago. Ele destaca também que o mercado oferece uma série de opções, eficientes e acessíveis, que vão impactar no crescimento estruturado da empresa – seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

O Consultor de SAP Business One ainda complementa que quando adequado à estrutura e ao segmento da empresa, um ERP de qualidade melhora o desempenho e otimiza os resultados.

Mas como acontece a implementação de um ERP?

Profissionais e empresas de TI disponibilizam uma série de produtos, serviços e metodologias de implantação.

Vale ressaltar que a empresa contratada deve contar com Consultores e equipe de suporte formada por profissionais certificados e especialistas.

Thiago afirma que o processo é formado por quatro etapas, todas importantíssimas para o sucesso do atendimento e a conquista de resultados positivos.

Etapa 1: Iniciação

É oprimeiro contato com o cliente, quando a equipe ÁXE vai até a empresa (esse encontro geralmente é presencial, mas, em alguns casos, também acontecem reuniões virtuais), faz uma série de levantamentos, conhece em detalhes os procedimentos a serem realizados.

O cliente fala de suas expectativas, objetivos e entende como a ÁXE pode contribuir a partir das soluções que desenvolve e comercializa.

Etapa 2: Planejamento

De volta ao escritório, a equipe se dedica à produção do “Blueprint”, um levantamento e descrição de todas as rotinas, das áreas e processos, ou seja, o mapeamento geral da empresa, sua estrutura e funcionamento. Thiago ressalta que este momento é estratégico, pois cada empresa tem o seu modelo, cada segmento tem um processo diferente e a atenção a este momento é primordial para garantir que as melhores práticas serão aplicadas, o que fomenta resultados positivos.

A etapa do Planejamento leva em torno de duas a três semanas até sua conclusão.

Com o Blueprint pronto, a equipe de Consultores agenda uma nova reunião com o cliente, desta vez um workshop de apresentação, direcionado aos tomadores de decisão, aos gestores e à diretoria da empresa contratante.

É uma reunião de alinhamento, onde os Consultores apresentam os processos mapeados e a proposta de implantação. Neste encontro, a proposta é aprovada ou são sanadas as dúvidas, anotadas sugestões, pedidos de ajustes e alterações – que acontecem até a aprovação final da proposta.

“Realizamos a implementação sob medida, todo o atendimento e tratativas são específicas para cada cliente. Mapeamos as melhores práticas para cada cliente, que são aplicadas por uma equipe de especialistas certificados, o que torna o processo confiável e assertivo”, valoriza Thiago.

Etapa 3: Execução

Na etapa de execução, acontece a implantação, a parametrização, os testes com usuários, os testes integrados de processos e os treinamentos. É o momento da preparação do time que vai trabalhar com o sistema após a entrega, o início da operação e da movimentação no sistema implantado.

Etapa 4: Finalização – Go Live

É a virada em si, oficial, o que chamamos de Go Live! A equipe de Consultores acompanha de perto todas as mudanças. É o momento da mudança, quando o cliente deixa de utilizar o sistema antigo, ou a planilha, e passa a operar por meio do sistema novo, executando ali todos os seus processos.

Os Consultores apoiam a alimentação do novo sistema e permanecem no cliente, disponíveis, num trabalho de suporte intensivo, para apresentar mais algum detalhe ou sanar dúvidas.

Do consultor para o suporte

Após o Go Live e o trabalho de suporte intensivo que deixa a equipe alinhada aos novos processos, o atendimento ao cliente muda. É que durante a implementação do ERP, o cliente é atendido pelos Consultores e, a partir de então, passa a ser gerenciada pela equipe de Suporte.

Importância do processo

Thiago confirma que a implementação de um ERP em uma empresa é uma ação bastante complexa. Nenhum detalhe pode ser esquecido, ou se corre o risco de prejudicar todo o trabalho.

“Precisamos estudar todas as possibilidades e oportunidades acerca das melhores práticas para aquela empresa ou setor. Devemos ser rigorosos e metódicos, para garantir a eficiência e a eficácia do nosso trabalho. Um roteiro bem estruturado formaliza, mapeia e estrutura o processo”, reforça o consultor.

Conhece a SAP?

SAP é a abreviação da expressão alemã Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Traduzido para o português: Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados.

O SAP é um sistema de Gestão Empresarial (ERP) atende empresas de diversos segmentos e oferece as melhores práticas do mercado para o controle e o gerenciamento das informações e dados.

SAP Business One

Projetado especialmente para pequenas e médias empresas, o SAP Business One é um ERP completo e seguro, que disponibiliza informações do processo de gestão e promove o controle total da empresa, de ponta a ponta.

Assessoria de Comunicação Áxe Tecnologia: Fernanda Thiesen Furtado – Jornalista JPSC 1449

Quer saber mais

Envie um e-mail para comercial@axetecnologia.com.br, ficaremos felizes em ajudá-lo. 

SOBRE A ÁXE

Revenda Oficial da Tableau e do SAP Business One, a ÁXE Tecnologia se destaca na implementação de soluções que atuam em processos de negócios com recursos de governança, aumentando a produtividade das empresas clientes. São produtos inovadores, que conciliam tecnologia, pessoas e dados.

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